FAQ

Toutes les réponses à vos questions sur le logiciel ARCH Management

Retrouvez sur cette page toutes les réponses à vos questions concernant le concept, l’utilisation mais également l’utilité du logiciel ARCH Management. Désireux de vous informer au mieux, j’ai réalisé une foire aux questions regroupant les questions les plus souvent posées au sujet de cet outil de gestion.

Cette liste de questions/réponses concernant le logiciel n’est pas exhaustive, elle évolue constamment grâce aux échanges que j’ai avec les utilisateurs. Si, toutefois, vous ne trouvez pas votre bonheur parmi la liste de réponses qui se trouve ci-dessous, n’hésitez pas à me contacter !

01. Quelles sont les formules d’abonnement / d’achat ?

Depuis 2014 ARCH Management est seulement distribué sous forme d’abonnement, aussi appelé « Mise à Disposition ».
De la sorte :

  • Vous bénéficiez toujours gratuitement des mises à jour.
  • Vous recevez aussi gratuitement les évolutions majeures (nouvelles versions) tout en garantissant la compatibilité de vos données.
  • Vous recevez l’assistance nécessaire et les dépannages via la hotline et la téléassistance.

Pour M.C.S. : une seule version à maintenir et à optimiser, tout bénéfice aussi pour les utilisateurs.

02. Peut-on suspendre l’abonnement ?

Oui, la formule d’abonnement « à la demande » permet à un utilisateur de suspendre l’abonnement durant un nombre indéterminé de trimestres civils.
À la reprise il recevra automatiquement et gratuitement la dernière mise à jour du programme.

Qui demande parfois cette suspension ?

Souvent ce sont de jeunes architectes qui travaillent dans un bureau et ont de temps en temps un projet personnel.

Et en temps normal ?

Généralement, une fois que tous les modules du programme sont utilisés (gestion des honoraires, des prestations du bureau, bilan des projets, …) et plus seulement le module cahier des charges, alors la suspension est moins intéressante car elle vous prive de nombreux outils durant ces périodes.

03. Concrètement, l’abonnement c’est quoi ?

L’abonnement vous donne droit à :

  • L’utilisation d’ARCH Management sur un ou plusieurs postes simultanément, selon le nombre de licences demandées.
  • L’accès à l’assistance (téléphone et téléassistance).
  • La réception et l’utilisation des bases de données telles que le CCTB-2022 dans ses versions récentes.

Note : vous pouvez installer ARCH sur un plus grand nombre de postes de travail. Seul le nombre d’utilisateurs simultanés compte, pas le nombre d’installation.

Le programme est protégé par une clé électronique :

  • Qui compte le nombre d’accès simultanés et limite l’usage du logiciel au nombre de licences souscrites.
  • Comporte une date limite de validité, cette date étant upgradée à chaque nouvelle période de la Mise à Disposition.

À chaque échéance de l’abonnement (voir point 4) la clé est upgradée par le changement de la date de validité sur base d’un petit fichier adressé par M.C.S. (email).

04. Quels sont les types d’abonnement et quelle est la fréquence des paiements ?

Les abonnements sont de deux type :

1. Abonnement sans reconduction automatique

Périodicité : le trimestre civil.

Dans cette formule, appelée aussi « abonnement à la demande », le fichier d’upgrade de la clé n’est adressé qu’après paiement de la facture relative à la nouvelle période.

Si la facture d’une période n’est pas payée :

  • Le fichier n’est pas envoyé, donc la validité de la clé n’est pas prolongée.
  • La facture reste ouverte et est reportée à une prochaine période.
  • En fin d’année une facture ouverte est annulée par une note de crédit.

À ce moment l’abonnement est suspendu et une nouvelle facture ne sera adressée qu’après demande expresse de l’utilisateur.

2. Abonnement avec reconduction automatique

Périodicité : le trimestre civil, le semestre civil ou l’année civile, au choix de l’utilisateur.

  • Dans cette formule, appelée aussi « abonnement continu », le fichier d’upgrade de la clé est envoyé en même temps que la facture (email), sans attendre le paiement de cette facture.
  • Dans ce cas, le fichier ayant été reçu, la clé est supposée avoir été mise à jour et la facture ne peut plus être annulée par une note de crédit.
  • Une demande de suspension de l’abonnement ne pourrait prendre cours qu’à partir de l’échéance suivante.

À tout moment l’utilisateur peut passer d’un système à l’autre, sans condition particulière.

5. Les abonnements sont-ils tous au même prix ?

OUI … et NON

OUI : En abonnement « à la demande » ou en abonnement « continu » le prix est identique.

NON : Les licences uniques (clé mono-utilisateur) sont au prix de base, 29,84 € htva/mois en 2018.
Les licences multiples (à partir de 3 licences sur une même clé partagée sur le réseau) bénéficient d’une réduction de 20%, soit 23,87 € htva/mois/licence en 2018.

6. Comment évolue le coût de la Mise à Disposition ?

Depuis 2006, le prix de départ (25,00 € htva/mois/licence) est révisé selon les paramètres de révision des prix en marchés publics belges, avec les paramètres suivants :

  • Indices du mois d’octobre précédent la nouvelle année civile.
  • Entreprise de moins de 10 hommes.
  • Catégorie A.

Un système clair, précis !

Depuis lors, le coût a pu augmenter, stagner … et même diminuer au gré des indices en question.
C’est la règle établie et nous voulons l’appliquer strictement.
En 2018 le prix est de 29,84 € htva/mois/licence unique, soit une augmentation de 19% sur 12 ans.
Avec, toujours, une remise de 20% pour les clés réseau de min. 3 utilisateurs.

7. Comment commander ARCH Management ?

Il suffit d’en faire la demande par email à info@microconstruct.be
En retour vous recevrez une proposition d’abonnement et un formulaire actant votre choix de périodicité (voir point 4. Types d’abonnement et fréquence des paiements).

Dès réception des documents signés :

  • La clé vous est adressée par la poste.
  • Vous téléchargez le programme sur le site de M.C.S.
  • Une assistance à l’installation vous est offerte via la téléassistance.

Pour des besoins spécifiques (réseau, …) un service payant peut prendre en charge l’installation et le paramétrage en vos bureaux.

8. Est-il possible d’avoir une version d’essai ?

OUI, bien entendu, chaque fois pour un poste précis et une durée limitée (2 ou 3 semaines).

Mais les problèmes d’une version d’essai sont :

1. Aurez-vous le temps de l’essayer ?

  • Veillez à demander cette version d’essai à un moment où vous pourrez y consacrer assez de temps pour en découvrir toute la richesse.

2. Pourrez-vous rapidement rentrer dans ce programme ?

  • Prenez connaissance des fichiers d’aide relatifs à chaque module.
  • Utilisez le tutoriel « Comment faire un premier cahier des charges ? »
  • Profitez durant cette période de la même assistance que tous les utilisateurs (tél, email et téléassistance).

La version d’essai est exactement la même que la version avec abonnement, non bridée. Tout le travail que vous aurez fait avec la version d’essai est récupérable dans la version avec abonnement.

9. Faut-il d’autres programmes pour travailler avec ARCH Management ?

NON, ARCH Management est livré complet et comprend notamment :

1. Un éditeur de texte suffisant, incluant des fonctionnalités spécifiques comme l’insertion :

  • De Variables_Texte permettant la reprise automatique des coordonnées du bureau, du M.O. ou du PROJET.
  • De séquences de texte et de formatage (encadré) de certains textes, notamment dans le cadre du CCTB-2022.
  • De fonction d’insertion d’images avec redimensionnement.

2. Des feuilles de calcul spécialisées pour l’encodage :

  • Du métré détaillé, avec fonctions spéciales (cylindres, prismes, formules, …).
  • Des tableaux des analyses de soumission.
  • Des tableaux du suivi de chantier (états d’avancement et suivi financier).

3. D’un visualiseur PDF.
4. De formats et états d’impression prenant en charge les mises en page.
5. D’un éditeur texte compatible .docx pour le courrier, avec prise en charge automatique des Variables_Textes.
6. Etc

10. Puis-je récupérer mes bases de données personnelles ?

Adresses et contacts

Les formats sont assez variés mais dans la plupart des cas il est possible d’en récupérer une très grande partie. Parfois il est nécessaire de faire appel à un service payant auprès de M.C.S.

Postes et textes de cahier des charges

OUI dans la plupart des cas : il suffit que la numérotation soit conforme :

  • Soit à la num. de type ARCH : de type 01.01.01.01 … (10 niveaux maximum).
  • Soit à la num. de type CCTB : de type 1 / 11 / 11.1 / 11.11 / 11.11.1 / 11.11.1a / 11.11.1a.01

Plusieurs fonctions d’import sont intégrées à ARCH Management :

  • Depuis un document .docx avec table des matières (ex. les versions du CCTB)
    La table des matières est utilisée pour générer la liste des postes.
    Le texte est ensuite découpé et inséré automatiquement dans chacun des postes.
  • Depuis un tableau .xlsx
    Seuls les éléments de base sont pris en compte, pas les textes.
    Ces éléments peuvent être : le numéro, l’intitulé, l’unité, le type de marché, le prix unitaire, la quantité, des références, …
  • Depuis un fichier texte avec séparateur de données et séparateur de poste.
    Exemple : les fichiers exportés depuis l'application Archi Office.
    Les données et les textes permettent de générer automatiquement un cahier des charges ou une banque de données.

11. Combien de temps faut-il pour maîtriser ARCH Management ?

Commencez par paramétrer votre installation (fichier d’aide spécifique inclus dans le programme).

Ensuite, l’idéal est de se lancer directement dans la rédaction d’un premier cahier des charges.

Un tutoriel spécifique, téléchargeable sur le site de M.C.S., vous guidera pas à pas dans chacun des étapes :

1. Ajouter la fiche d’adresse du maître de l’ouvrage.
2. Ajouter le PROJET et indiquer ses paramètres.
3. Entrer dans le PROJET et ajouter un cahier des charges (CCH).
4. Entrer dans le CCH et :

  • Importer des éléments depuis une des banques fournies (CCT-2009 ou CCTB-2022).
  • Traiter les textes de prescription.
  • Traiter les quantités (nette ou sur base d’un métré détaillé).
  • Traiter les prix unitaires.
  • Imprimer tous les documents :
    a. Cahier spécial des charges
    b. Estimation
    c. Bordereau des prix.

Si des explications complémentaires sont nécessaires, faites appel à l’assistance.

Progressivement, vous aborderez les modules annexes comme analyse des soumissions (privé ou public), suivi de chantier (états d’avancement et/ou suivi financier), rapports de chantier, courrier du projet, liste des entreprises, composition du dossier, …
La philosophie de tous ces modules étant toujours la même, l’apprentissage sera aussi de plus en plus rapide.

Compter une journée pour la prise en charge des modules de GESTION (honoraires, prestations du bureau, bilan financier des projets, …).

Et après ?

ARCH Management est tellement riche que vous pourrez encore découvrir certaines fonctions bien plus tard … lorsque vous en aurez besoin pour un projet.
Là aussi l’assistance pourra vous venir en aide :

  • Quel est votre problème ou votre souhait ?
  • Comment puis-je le traiter avec ARCH Management.

Et l’assistance ?

Bien entendu vous en disposez à toutes les étapes du travail avec ARCH Management.
Mais l’assistance … n’est jamais qu’une assistance, pas une formation complète par téléphone.
Si un nouveau collaborateur entre dans votre bureau, il vous appartient d’abord de le former sur base de toutes les connaissances déjà acquises dans votre bureau.
Et si le besoin s’en fait sentir pour votre bureau, demandez une offre personnalisée pour une formation en vos bureaux.

Avantage :

  • Validation de l’installation.
  • Gain de temps pour tous les utilisateurs au démarrage du programme.
  • Tous les paramétrages opérés seront directement utilisables dans le bureau.

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