FAQ – Toutes les réponses à vos questions sur le logiciel ArchManagement

Oui, la formule d’abonnement « à la demande » permet à un utilisateur de suspendre l’abonnement durant un nombre indéterminé de trimestres civils.  À la reprise il recevra automatiquement et gratuitement la dernière mise à jour du programme.

Qui demande parfois cette suspension ?

Souvent ce sont de jeunes architectes qui travaillent dans un bureau et ont de temps en temps un projet personnel.

Et en temps normal ?

Généralement, une fois que tous les modules du programme sont utilisés (gestion des honoraires, des prestations du bureau, bilan des projets, …) et plus seulement le module cahier des charges, alors la suspension est moins intéressante car elle vous prive de nombreux outils durant ces périodes.

Les abonnements sont de deux type :

1. Abonnement sans reconduction automatique

Périodicité : le trimestre civil.

Dans cette formule, appelée aussi « abonnement à la demande », le fichier d’upgrade de la clé n’est adressé qu’après paiement de la facture relative à la nouvelle période.

Si la facture d’une période n’est pas payée :

• Le fichier n’est pas envoyé, donc la validité de la clé n’est pas prolongée.
• La facture reste ouverte et est reportée à une prochaine période.
• En fin d’année une facture ouverte est annulée par une note de crédit.

À ce moment l’abonnement est suspendu et une nouvelle facture ne sera adressée qu’après demande expresse de l’utilisateur.

2. Abonnement avec reconduction automatique

Périodicité : le trimestre civil, le semestre civil ou l’année civile, au choix de l’utilisateur.

• Dans cette formule, appelée aussi « abonnement continu », le fichier d’upgrade de la clé est envoyé en même temps que la facture (email), sans attendre le paiement de cette facture.
• Dans ce cas, le fichier ayant été reçu, la clé est supposée avoir été mise à jour et la facture ne peut plus être annulée par une note de crédit.
• Une demande de suspension de l’abonnement ne pourrait prendre cours qu’à partir de l’échéance suivante.

À tout moment l’utilisateur peut passer d’un système à l’autre, sans condition particulière.

Il suffit d’en faire la demande par email à info@archmanagement.be.  En retour vous recevrez une proposition d’abonnement à nous retourner signé. 

Bien entendu et pour une durée limitée (2 ou 3 semaines).  La version d’essai est exactement la même que la version avec abonnement, non bridée. Tout le travail que vous aurez fait avec la version d’essai est récupérable dans la version avec abonnement.

ArchManagement est livré complet et comprend notamment :

1. Un éditeur de texte suffisant, incluant des fonctionnalités spécifiques comme l’insertion :
   • De Variables_Texte permettant la reprise automatique des coordonnées du bureau, du M.O. ou du PROJET.
   • De séquences de texte et de formatage (encadré) de certains textes, notamment dans le cadre du CCTB-2022.
   • De fonction d’insertion d’images avec redimensionnement.
2. Des feuilles de calcul spécialisées pour l’encodage :
   • Du métré détaillé, avec fonctions spéciales (cylindres, prismes, formules, …).
   • Des tableaux des analyses de soumission.
   • Des tableaux du suivi de chantier (états d’avancement et suivi financier).
3. De formats et états d’impression prenant en charge les mises en page.
4. D’un éditeur texte compatible .docx pour le courrier, avec prise en charge automatique des Variables_Textes.
5. …

Adresses et contacts

Les formats sont assez variés mais dans la plupart des cas il est possible d’en récupérer une très grande partie. Parfois il est nécessaire de faire appel à un service payant auprès d’AMT Technology.

Postes et textes de cahier des charges

Oui, dans la plupart des cas : il suffit que la numérotation soit conforme :

• Soit à la num. de type ARCH : de type 01.01.01.01 … (10 niveaux maximum).
• Soit à la num. de type CCTB : de type 1 / 11 / 11.1 / 11.11 / 11.11.1 / 11.11.1a / 11.11.1a.01

Plusieurs fonctions d’import sont intégrées à ARCH Management :

• Depuis un document .docx avec table des matières (ex. les versions du CCTB).  La table des matières est utilisée pour générer la liste des postes.  Le texte est ensuite découpé et inséré automatiquement dans chacun des postes.
• Depuis un tableau .xlsx.  Seuls les éléments de base sont pris en compte, pas les textes.  Ces éléments peuvent être : le numéro, l’intitulé, l’unité, le type de marché, le prix unitaire, la quantité, des références, …
• Depuis un fichier texte avec séparateur de données et séparateur de poste.  Exemple : les fichiers exportés depuis l’application Archi Office.  Les données et les textes permettent de générer automatiquement un cahier des charges ou une banque de données.

Commencez par paramétrer votre installation (fichier d’aide spécifique inclus dans le programme).

Ensuite, l’idéal est de se lancer directement dans la rédaction d’un premier cahier des charges.

Un tutoriel spécifique, téléchargeable sur le site d’AMT Technology, vous guidera pas à pas dans chacun des étapes :

1. Ajouter la fiche d’adresse du maître de l’ouvrage.
2. Ajouter le PROJET et indiquer ses paramètres.
3. Entrer dans le PROJET et ajouter un cahier des charges (CCH).
4. Entrer dans le CCH et :
   • Importer des éléments depuis une des banques fournies (CCT-2009 ou CCTB-2022).
   • Traiter les textes de prescription.
   • Traiter les quantités (nette ou sur base d’un métré détaillé).
   • Traiter les prix unitaires.
   • Imprimer tous les documents :
     • a. Cahier spécial des charges
     • b. Estimation
     • c. Bordereau des prix.

Si des explications complémentaires sont nécessaires, faites appel à l’assistance.

Progressivement, vous aborderez les modules annexes comme analyse des soumissions (privé ou public), suivi de chantier (états d’avancement et/ou suivi financier), rapports de chantier, courrier du projet, liste des entreprises, composition du dossier, …  La philosophie de tous ces modules étant toujours la même, l’apprentissage sera aussi de plus en plus rapide.

Compter une journée pour la prise en charge des modules de GESTION (honoraires, prestations du bureau, bilan financier des projets, …).

Et après ?

ARCH Management est tellement riche que vous pourrez encore découvrir certaines fonctions bien plus tard … lorsque vous en aurez besoin pour un projet.  Là aussi l’assistance pourra vous venir en aide :

• Quel est votre problème ou votre souhait ?
• Comment puis-je le traiter avec ArchManagement.

Et l’assistance ?

Bien entendu vous en disposez à toutes les étapes du travail avec ArchManagement.  Mais l’assistance … n’est jamais qu’une assistance, pas une formation complète par téléphone. Si un nouveau collaborateur entre dans votre bureau, il vous appartient d’abord de le former sur base de toutes les connaissances déjà acquises dans votre bureau. Et si le besoin s’en fait sentir pour votre bureau, demandez une offre personnalisée pour une formation en vos bureaux.

Avantage :

• Validation de l’installation.
• Gain de temps pour tous les utilisateurs au démarrage du programme.
• Tous les paramétrages opérés seront directement utilisables dans le bureau.